Regulamin udziału w wydarzeniu – dla Wystawców

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Pojęcia użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają:

• a) ORGANIZATOR – Adrianna Surowik prowadząca działalność gospodarczą pod firmą „Kreator Wizerunku Adrianna Surowik” z siedzibą przy ul. Pana Tadeusza 7/82 Olsztyn, NIP: 7393928888, e-mail: adriannasurowik@gmail.com tel. 533-882-390
• b) WYSTAWCA – pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która poprawnie i w terminie zgłosi swój udział w Wydarzeniu, uzyska potwierdzenie udziału w Wydarzeniu od Organizatora, a następnie uiści stosowną opłatę. Wystawcą może być podmiot prezentujący lub oferujący podczas Wydarzenia towary, produkty, wyroby rękodzielnicze, usługi lub inną działalność zgodną z charakterem Wydarzenia.
• c) WYDARZENIE – targi organizowane przez Organizatora, wybrane przez Wystawcę w Formularzu zgłoszeniowym dostępnym na Stronie internetowej.
• d) FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY – formularz on-line dostępny na Stronie internetowej i/lub kontach w mediach społecznościowych Organizatora, służący do zgłoszenia chęci udziału Wystawcy w Wydarzeniu.
• e) ZGŁOSZENIE – jednostronne oświadczenie woli Wystawcy o treści określonej Formularzem zgłoszeniowym, przesyłane drogą elektroniczną do Organizatora.
• f) OPŁATA – należność uiszczana przez Wystawcę z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniu i posiadania stoiska na Wydarzeniu. Wysokości opłat wskazane są w Formularzu zgłoszeniowym i są uzależnione m.in. od wielkości stoiska.
• g) REGULAMIN – niniejszy dokument, opublikowany na Stronie internetowej.
• h) STOISKO – zamówiona przez Wystawcę powierzchnia, na której prowadzona jest prezentacja i sprzedaż produktów Wystawcy podczas Wydarzenia.
• i) STRONA INTERNETOWA – strona internetowa Organizatora prowadzona pod adresem https://topdesigne.pl/
• j) USŁUGA – pełen zakres usług świadczonych przez Organizatora na rzecz Wystawców w zakresie określonym w Regulaminie, w szczególności promocja działalności i produktów Wystawców oraz umożliwienie im udziału w Wydarzeniu w zakresie przez nich wybranym i zaakceptowanym przez Organizatora.

2. Treść Regulaminu udostępniana jest Wystawcom przed dokonaniem Zgłoszenia za pośrednictwem Strony internetowej Organizatora.

3. Dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego oznacza potwierdzenie, że Wystawca: zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje jego postanowienia, zobowiązuje się do ich przestrzegania.

4. Każdy Wystawca oraz osoby przez niego wyznaczone do obsługi Stoiska Wystawcy zobowiązane są do przestrzegania postanowień Regulaminu.

5. Regulamin dostępny będzie również do wglądu podczas Wydarzenia.

6. Organizator świadczy na rzecz Wystawców usługi elektroniczne na podstawie umów zawieranych na odległość pomiędzy nim a Wystawcami lub w oparciu o wypełniony przez Wystawcę Formularz zgłoszeniowy.

 

§2. WARUNKI UDZIAŁU W WYDARZENIU

1. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest przesłanie przez Wystawcę prawidłowo wypełnionego Formularza zgłoszeniowego udostępnionego przez Organizatora.
2. W Formularzu zgłoszeniowym Wystawca określa zakres usług, z których zamierza skorzystać w związku z udziałem w Wydarzeniu oraz odpowiadające im ceny.
3. Wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego nie gwarantuje uczestnictwa w Wydarzeniu, a jedynie stanowi o chęci udziału w nim.
4. Zgłoszenia będą przyjmowane do daty wskazanej w opisie Wydarzenia lub do wyczerpania miejsc wystawienniczych.
5. Wystawca zobowiązany jest do podania danych zgodnych ze stanem faktycznym oraz kompletnych.
6. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Zgłoszenia w przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności danych podanych przez Wystawcę lub też z innych ważnych przyczyn. Odmowa przyjęcia Zgłoszenia nie wymaga przesłania uzasadnienia.
7. Odmowa zakwalifikowania Wystawcy do udziału w Wydarzeniu nie stanowi podstawy do kierowania wobec Organizatora jakichkolwiek roszczeń.
8. Organizator ma również prawo do pozyskiwania Wystawców we własnym zakresie.
9. Terminy rozpoczęcia i zakończenia naboru Zgłoszeń publikowane są w Formularzu zgłoszeniowym, na Stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych Organizatora.
10. Organizator dokonuje wyboru Wystawców spośród wszystkich prawidłowo złożonych Zgłoszeń, kierując się w szczególności charakterem Wydarzenia, założeniami organizacyjnymi, spójnością oferty Wystawcy z koncepcją Wydarzenia oraz liczbą dostępnych miejsc wystawienniczych.
11. Po otrzymaniu Zgłoszenia, w przypadku pozytywnego jego rozpatrzenia, Organizator przesyła na adres e-mail wskazany przez Wystawcę wiadomość potwierdzającą przyjęcie Zgłoszenia do udziału w Wydarzeniu.
12. Umowa pomiędzy Organizatorem a Wystawcą zostaje zawarta z chwilą przesłania przez Organizatora Wystawcy wiadomości e-mail z potwierdzeniem jego przyjęcia do udziału w Wydarzeniu.
13. Opłatę za uczestnictwo w danym Wydarzeniu należy uiścić z góry przelewem bankowym na rachunek bankowy Organizatora, po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia do udziału w Wydarzeniu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania faktury. Za datę zapłaty uważa się dzień wpływu należności na rachunek bankowy Organizatora.
14. Dokonanie terminowej płatności jest jednoznaczne z uzyskaniem statusu Wystawcy i przyznaniem zamówionego Stoiska.
15. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest zapłata 100% należnej Opłaty wynikającej ze Zgłoszenia, na podstawie faktury doręczonej przez Organizatora.
16. Po uzyskaniu akceptacji Zgłoszenia przez Organizatora, Wystawca przesyła do Organizatora maksymalnie 3 zdjęcia wraz z opisem swojej działalności i swoich produktów, na podstawie których Organizator przygotuje bezpłatny post reklamujący/ promujący Wystawcę.
17. Wynagrodzenie za dodatkowe usługi promocyjne i reklamowe naliczane jest odrębnie, zgodnie z zakresem świadczeń wybranych przez Wystawcę w Formularzu zgłoszeniowym lub w drodze indywidualnych ustaleń.
18. Wystawca zobowiązany jest do uiszczenia Opłaty w terminach wskazanych na wystawionej przez Organizatora fakturze.

 

3. ZASADY UDZIAŁU W WYDARZENIU

 

1. Wyznaczenie Stoiska na terenie Wydarzenia jest dokonywane przez Organizatora.
2. Wystawca jest zobowiązany do zakończenia montażu Stoiska i przestawienia samochodu (o ile dotyczy) na pół godziny przed rozpoczęciem Wydarzenia. Montaż Stoisk przez Wystawców odbywa się w dniu Wydarzenia w godzinach 6.00-30, a ich demontaż w dniu Wydarzenia w godzinach 18.00-22.00.
3. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany godzin otwarcia oraz montażu i demontażu Stoisk z przyczyn technicznych lub organizacyjnych, o czym poinformuje Wystawców wysyłając do nich wiadomość na podany w Zgłoszeniu adres e-mail lub telefonicznie/ sms.
4. W przypadku wystąpienia opóźnień w montażu Stoiska bądź braku osób obsługujących na stoisku w godzinach trwania Wydarzenia, Organizator ma prawo do wykluczenia Wystawcy z Wydarzenia. Z powyższego tytułu Wystawcy nie przysługują wobec Organizatora żadnego rodzaju roszczenia, w tym roszczenie o zwrot Opłaty.
5. Wystawca zobowiązuje się do posiadania otwartego Stoiska do zakończenia Wydarzenia. Złożenie Stoiska przed zakończeniem Wydarzenia, tj. przed godziną 18.00 spowoduje obowiązek zapłacenia kary umownej na rzecz Organizatora w wysokości 1000 zł.
6. Wystawca zobowiązuje się do prowadzenia sprzedaży na Stoisku przez cały okres trwania Warunek ten będzie uznany za spełniony, jeżeli Wystawca będzie prowadził sprzedaż w sposób ciągły przez całe Wydarzenie, rozpoczynając sprzedaż w dniu Wydarzenia od godziny jego otwarcia, a kończył o godzinie zakończenia Wydarzenia.
7. Wystawca aranżuje Stoisko według własnego uznania. Wystawca zobowiązany jest do szczególnej dbałości o estetykę i czystość Stoiska oraz estetykę ekspozycji na Stoisku.
8. Wystawca zobowiązany jest do sprzedaży tylko produktów określonych w Formularzu zgłoszeniowym i zaakceptowanych przez Organizatora.
9. Wystawca zobowiązany jest oczyścić i uporządkować zajmowaną powierzchnię po demontażu Stoiska. W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu, Organizator zleca ich wykonanie na koszt i ryzyko Wystawcy.
10. Wystawca odpowiada za uszkodzenia Stoiska lub zaistniałe na nim braki i zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub zakupu uszkodzonych lub zaginionych elementów Stoiska. Oceny zniszczeń lub ubytków w Stoisku dokonuje Organizator w obecności Wystawcy.
11. Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy zabudowy i wyposażenia Stoiska, nieusunięte przez Wystawcę w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone podlegające usunięciu na koszt Wystawcy, którym Wystawca będzie obciążony na podstawie wystawionej przez Organizatora faktury.
12. Wystawca ma możliwość odpłatnego skorzystania z udostępnionego podczas Wydarzenia podłączenia do prądu, przy czym zobowiązany będzie do uregulowania stosownej należności zgodnie z jego zużyciem w terminie 7 dni.

 

§4. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

 

1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Wystawców i osób biorących udział w Wydarzeniu, Organizator zapewnia ochronę w godzinach trwania Wydarzenia oraz opiekę medyczną.
2. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia w każdym czasie swojego stoiska – zarówno w trakcie godzin przeznaczonych na montaż i demontaż, jak w trakcie trwania Wydarzenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za produkty znajdujące się na Stoisku.
3. Wystawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia mienia przez cały czas trwania Wydarzenia.
4. Podczas Wydarzenia obowiązuje całkowity zakaz reklamowania i sprzedaży produktów nielegalnych, wyrobów tytoniowych, alkoholu bez stosownego zezwolenia, jak również przedmiotów mogących zagrozić życiu lub zdrowiu ludzkiemu w tym: materiały pirotechniczne i hukowe, kije bejsbolowe, rurki metalowe, noże, gazy obezwładniające itp. Organizator jest uprawniony do natychmiastowego nakazania usunięcia takich produktów oraz wykluczenia Wystawcy z Wydarzenia bez prawa do zwrotu Opłaty.
5. Organizator zapewnia wyznaczone miejsce do konsumpcji i odpoczynku, jak również pojemniki na śmieci oraz toalety. Wystawca zobowiązany jest do częstego opróżniania pojemników, tak aby nie dopuścić do ich przepełnienia.
6. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad BHP oraz regulaminu obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie.
7. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, a także do podporządkowania się poleceniom przedstawicieli Organizatora w zakresie utrzymania porządku i bezpieczeństwa podczas Wydarzenia.
8. Na terenie Wydarzenia obowiązuje bezwzględny zakaz: a) używania otwartego ognia, tj. grilli węglowych, b) eksploatowania urządzeń elektrycznych mogących powodować przerwy w dostawie prądu, c) samodzielnego podłączania i korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej, d) pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji, e) wnoszenia na tereny Imprezy substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych, f) zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych, g) umieszczania na stoisku eksponatów niebezpiecznych dla uczestników Imprezy i publiczności.
9. Elementy wyposażenia Stoiska nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do Stoisk, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się uczestników i publiczności. Niezastosowanie się do ww. zakazów skutkować będzie natychmiastowym rozwiązaniem umowy (bez zwrotu uiszczonej Opłaty) i wykluczeniem Wystawcy z Wydarzenia, naliczeniem kary umownej oraz dochodzeniem roszczeń za ewentualnie powstałe szkody.
10. W każdym przypadku nieprzestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu, powszechnie obowiązującego prawa, zasad współżycia społecznego lub stwarzania zagrożenia mienia lub dla zdrowia i życia osób przez Wystawcę lub osoby obsługujące stoisko Wystawcy, Organizator jest uprawniony do wykluczenia Wystawcy z udziału w Wydarzeniu w trybie natychmiastowym. Z powyższego tytułu Wystawcy nie przysługują wobec Organizatora żadnego rodzaju roszczenia, a w szczególności roszczenie o zwrot wniesionej Opłaty.

 

• 5. ZASADY WJAZDU I ZAOPATRZENIA

 

1. Zabronione jest, pod rygorem natychmiastowego rozwiązania umowy (bez zwrotu uiszczonej Opłaty), pozostawienie pojazdów na terenie Wydarzenia w miejscach innych niż wskazane przez Organizatora. Pojazdy Wystawców zaparkowane na terenie Wydarzenia zostaną usunięte przez służby do tego uprawnione na koszt właściciela pojazdu.
2. Wjazd dla samochodów na teren Wydarzenia dozwolony jest wyłącznie w celu dokonania zaopatrzenia – dostawy towaru i może odbywać się tylko na podstawie przepustki wydanej przez Organizatora i w miejscu wskazanym przez Organizatora (strefa zatowarowania). Parkowanie dotyczy wyłącznie rozstawienia lub złożenia Stoiska przed i po Wydarzeniu w miejsce wskazane przez Organizatora. Zapis ten nie dotyczy pojazdów ze strefy Food Truck.
3. Transport, przeładunek i rozpakowanie, zmontowanie i zdemontowanie, zapakowanie i załadowanie towarów oraz innych materiałów na Wydarzeniu jest wykonywane przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko.
4. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia ograniczeń wjazdu i postoju na terenie Wydarzenia.
5. Podczas Wydarzenia może być pobierana opłata za parking, o czym Organizator poinformuje w opisie przy każdym Wydarzeniu na Stronie internetowej i/lub mediach społecznościowych.

 

• 6. OBOWIĄZKI I PRAWA WYSTAWCÓW STREFY FOOD TRUCK

 

1. Do Wystawców prowadzących działalność gastronomiczną w ramach Strefy Food Truck zastosowanie mają postanowienia Regulaminu oraz dodatkowo postanowienia określone w niniejszym paragrafie.
2. Wystawca zobowiązany jest do utrzymywania należytego porządku, czystości oraz estetyki w obrębie zajmowanego stoiska gastronomicznego oraz w jego bezpośrednim otoczeniu przez cały okres trwania Wydarzenia, w tym podczas montażu i demontażu stoiska.
3. Wystawca zobowiązuje się prowadzić działalność gastronomiczną zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami sanitarnymi, epidemiologicznymi, przeciwpożarowymi, dotyczącymi bezpieczeństwa żywności oraz zasadami BHP.
4. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów Ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, a w szczególności do respektowania zakazu sprzedaży alkoholu niepełnoletnim i nietrzeźwym.
5. Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za jakość, bezpieczeństwo, sposób przygotowania, przechowywania i sprzedaży oferowanych produktów, w tym produktów spożywczych i napojów.
6. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z prowadzoną działalnością gastronomiczną podczas Wydarzenia, w tym za szkody wynikające z niewłaściwej jakości lub bezpieczeństwa oferowanych produktów, w szczególności zatrucia pokarmowe, reakcje alergiczne lub inne zdarzenia związane ze spożyciem produktów oferowanych przez Wystawcę.
7. Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia stałego nadzoru nad Stoiskiem oraz osobami wykonującymi czynności w jego imieniu przez cały okres funkcjonowania stoiska podczas Wydarzenia.
8. Wystawca zobowiązany jest do posiadania, przez cały okres udziału w Wydarzeniu, ważnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmującego prowadzoną działalność gastronomiczną oraz szkody mogące powstać w związku z uczestnictwem w Wydarzeniu.
9. Wystawca zobowiązany jest do pozostawiania śmieci wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora oraz zgodnie z obowiązującymi zasadami segregacji odpadów.
10. Personel obsługujący stoisko gastronomiczne zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących wymogów sanitarno-epidemiologicznych, w tym posiadania wymaganych prawem badań, zezwoleń oraz kwalifikacji niezbędnych do wykonywania czynności związanych z przygotowaniem i sprzedażą żywności.
11. Organizator jest uprawniony do żądania od Wystawcy okazania dokumentów potwierdzających spełnianie wymogów sanitarnych, epidemiologicznych, przeciwpożarowych oraz dokumentów dotyczących dopuszczenia produktów do obrotu.
12. Na terenie Wydarzenia obowiązuje bezwzględny zakaz wylewania nieczystości płynnych, a w szczególności zużytego oleju gastronomicznego, w tym także do kanałów burzowych i na trawniki pod rygorem obciążenia karą umowną i kosztami usunięcia szkód przez Organizatora.
13. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa lub postanowień Regulaminu przez Wystawcę prowadzącego działalność gastronomiczną, Organizator jest uprawniony do: nakazania usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, czasowego wstrzymania działalności Stoiska, odłączenia zasilania, wykluczenia Wystawcy z udziału w Wydarzeniu ze skutkiem natychmiastowym – bez prawa do zwrotu uiszczonej Opłaty.

 

• 7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

 

1. Wystawca zobowiązuje się prowadzić sprzedaż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności: przepisami podatkowymi, przepisami dotyczącymi praw konsumentów, obowiązkami dotyczącymi oznaczania cen, przepisami sanitarnymi, przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa produktów.
2. Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za: legalność oferowanych produktów, prawidłowość rozliczeń podatkowych, obowiązki wobec konsumentów, zgodność produktów z wymaganiami prawa.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikające z działania siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia oraz niemożliwe do zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, pożary, awarie infrastruktury technicznej, epidemie, działania wojenne, decyzje administracyjne, ograniczenia sanitarne, czasową niedostępność obiektu, w którym ma odbywać się Wydarzenie.
4. W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator jest uprawniony według własnego wyboru do: zmiany terminu Wydarzenia, zmiany miejsca Wydarzenia, skrócenia czasu trwania Wydarzenia, odwołania Wydarzenia. W przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn siły wyższej odpowiedzialność Organizatora ogranicza się wyłącznie do zwrotu Opłaty faktycznie uiszczonej przez Wystawcę.
5. Łączna odpowiedzialność Organizatora wobec Wystawcy, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia netto faktycznie zapłaconego przez Wystawcę za udział w danym Wydarzeniu.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak sprzedaży produktów Wystawcy podczas Wydarzenia, za utracone korzyści, utratę klientów, utratę reputacji ani inne szkody pośrednie. Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z konieczności przeprowadzenia ewakuacji czasowego ograniczenia funkcjonowania Wydarzenia lub konieczności jego wcześniejszego zakończenia z przyczyn bezpieczeństwa.

 

• 8. ODSTĄPIENIE OD UMOWY I KARY UMOWNE

 

1. Wystawca jest uprawniony do odstąpienia od umowy najpóźniej na 14 dni przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. W przypadku skutecznego odstąpienia od umowy przez Wystawcę w ww. terminie, Organizator zwróci Wystawcy wpłaconą przez niego Opłatę, pomniejszoną o wartość Usług będących w toku realizacji lub wykonanych na rzecz Wystawcy do dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu. Oświadczenie o odstąpieniu powinno zostać przesłane na adres e-mail Organizatora wskazany w §1 Regulaminu.
2. W przypadku odstąpienia od umowy po upływie terminu wskazanego w ust. 1 albo niestawienia się Wystawcy na Wydarzeniu, uiszczona Opłata nie podlega zwrotowi. Za uprzednią zgodą Organizatora Wystawca może wskazać inny podmiot spełniający warunki udziału w Wydarzeniu, który wstąpi w jego miejsce. Zmiana Wystawcy wymaga akceptacji Organizatora i staje się skuteczna z chwilą jej potwierdzenia przez Organizatora. Organizator może odmówić wyrażenia zgody, jeżeli działalność proponowanego podmiotu jest niezgodna z charakterem Wydarzenia lub postanowieniami Regulaminu.
3. Organizator może odstąpić od umowy z przyczyn wskazanych w niniejszym Regulaminie, a nadto z przyczyn organizacyjnych, technicznych, bezpieczeństwa i siły wyższej, jak również w przypadku braku uregulowania Opłaty przez Wystawcę w pełnej wysokości oraz innych należnych opłat przed rozpoczęciem Wydarzenia. Organizator zwróci Wystawcy wpłacone przez niego uprzednio kwoty, pomniejszone o wartość Usług będących w toku realizacji lub wykonanych na rzecz Wystawcy do chwili odstąpienia. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może być złożone w terminie 14 dni od zaistnienia przyczyny odstąpienia na adres e-mail Wystawcy.
4. W przypadku naruszenia postanowień Regulaminu przez Wystawcę Organizator ma prawo do naliczenia kar umownych według następującego: a) za rozpoczęcie montażu lub demontażu stoiska poza godzinami wyznaczonymi przez Organizatora – 1000 zł za każde naruszenie, b) za nieusunięcie stoiska lub jego elementów w terminie określonym przez Organizatora – 1.000 zł oraz kosztów magazynowania i usunięcia rzeczy, c) za udostępnienie stoiska osobie trzeciej lub prowadzenie działalności przez podmiot niezgłoszony Organizatorowi – 2.000 zł, d) za sprzedaż lub prezentację produktów niezgodnych ze Zgłoszeniem albo naruszających przepisy prawa – 3.000 zł za każde naruszenie, e) za naruszenie zasad PPOŻ, BHP lub regulaminu obiektu – 2.000 zł za każde naruszenie, f) za prowadzenie działań reklamowych poza przydzieloną powierzchnią bez zgody Organizatora – 2.000 zł, g) za inne naruszenia postanowień Regulaminu – 500 zł za każde naruszenie.
5. W przypadku bezprawnego korzystania przez Wystawcę z infrastruktury energetycznej Organizatora i/lub w przypadku przekroczenia przez Wystawcę zapotrzebowania na moc przyłącza energetycznego, Organizator zastrzega sobie prawo do naliczenia Wystawcy kary umownej w wysokości do: a) 1500 zł za moc do 2kW b) 2000 zł za moc od 2 kW – 10 KW

Stwierdzenie powyższego faktu zostanie potwierdzone przez Organizatora i przedstawione niezwłocznie Wystawcy, co będzie stanowiło podstawę do wystawienia faktury.

6. Kary umowne mogą być sumowane.
7. Zapłata kar umownych nie wyłącza prawa Organizatora do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.

 

• 9. REKLAMACJE

 

1. Każdy Wystawca jest uprawniony do zgłoszenia reklamacji z tytułu nieprawidłowości w świadczeniu Usługi w przeciągu 14 dni od dnia wystąpienia nieprawidłowości.
2. Reklamacja powinna zostać wysłana pisemnie na adres korespondencyjny Organizatora lub na adres e-mail Organizatora wskazany w §1 Regulaminu i powinna zawierać szczegółowy opis zaistniałej nieprawidłowości oraz dane umożliwiające identyfikację Wystawcy i kontakt zwrotny z Wystawcą.
3. Reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 14 dni kalendarzowych od daty jej otrzymania, chyba, że z uwagi na brak wystarczających informacji jej rozpatrzenie nie będzie możliwe w tym terminie.
4. Odpowiedź na reklamację przekazywana jest: drogą elektroniczną, pisemnie, lub w innej formie odpowiadającej sposobowi złożenia reklamacji, chyba że Uczestnik wskaże inny sposób komunikacji.

 

• 10. DZIAŁANIA REKLAMOWE I PROMOCYJNE

1. Wystawca jest uprawniony do prowadzenia działań reklamowych i promocyjnych dotyczących własnej działalności, produktów lub usług wyłącznie w obrębie przydzielonego Stoiska oraz w sposób nienaruszający praw innych Wystawców, nieutrudniający organizacji Wydarzenia oraz niezakłócający przebiegu Wydarzenia, z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu.
2. Prowadzenie jakichkolwiek działań reklamowych, promocyjnych, marketingowych lub sprzedażowych poza powierzchnią Stoiska wymaga uprzedniej zgody Organizatora wyrażonej co najmniej w formie dokumentowej oraz może podlegać dodatkowej opłacie.
3. Ustawianie dodatkowych nośników reklamowych, ekspozytorów, banerów, standów, konstrukcji promocyjnych lub prowadzenie akcji marketingowych na terenie Wydarzenia poza Stoiskiem możliwe jest wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem ich lokalizacji, formy oraz warunków technicznych.
4. Organizator jest uprawniony do nakazania niezwłocznego usunięcia materiałów reklamowych, nośników lub działań promocyjnych prowadzonych bez wymaganej zgody albo niezgodnie z Regulaminem. Usunięcie następuje na koszt i ryzyko Wystawcy.
5. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za prowadzone działania reklamowe i promocyjne, w tym za zgodność materiałów reklamowych z obowiązującymi przepisami prawa, prawami osób trzecich oraz zasadami współżycia społecznego.
6. Wystawca zobowiązany jest do respektowania praw Organizatora oraz podmiotów współpracujących z Organizatorem, wynikających w szczególności z umów sponsorskich, partnerskich, reklamowych lub umów o wyłączność. Na żądanie Organizatora Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zaprzestania działań naruszających powyższe prawa oraz usunięcia materiałów lub elementów pozostających z nimi w sprzeczności.
7. Utrwalanie, fotografowanie, filmowanie lub rozpowszechnianie materiałów przedstawiających przebieg Wydarzenia w celach komercyjnych, reklamowych lub promocyjnych wymaga uprzedniej zgody Organizatora. W przypadku materiałów dotyczących konkretnych stoisk, produktów lub ekspozycji innych Wystawców wymagana jest również zgoda zainteresowanych podmiotów.
8. Organizator informuje, że przebieg Wydarzenia może być utrwalany w formie fotografii oraz nagrań audio i video wykonywanych przez Organizatora lub podmioty działające na jego zlecenie w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, archiwalnych, promocyjnych oraz marketingowych związanych z organizacją Wydarzenia i działalnością Organizatora.
9. Przystąpienie do udziału w Wydarzeniu oraz obecność na jego terenie oznacza przyjęcie do wiadomości i akceptację faktu, że podczas Wydarzenia może dochodzić do utrwalania i rozpowszechniania przez Organizatora materiałów fotograficznych oraz audiowizualnych wykonanych podczas Wydarzenia, w tym wizerunku Wystawców i Stoiska, prezentowanych produktów, oznaczeń przedsiębiorstwa, logotypów oraz materiałów identyfikujących Wystawcę w celach: dokumentacyjnych, informacyjnych, archiwalnych, promocyjnych, marketingowych, związanych z działalnością Organizatora oraz promocją Wydarzenia.
10. Organizator jest uprawniony do nieodpłatnego wykorzystywania/ rozpowszechniania materiałów w formie fotografii oraz nagrań audio i video wykonywanych podczas Wydarzenia, bez ograniczeń czasowych, w szczególności poprzez ich publikację: na Stronie internetowej, w mediach społecznościowych Organizatora, materiałach reklamowych, relacjach z Wydarzenia, materiałach audiowizualnych, prasowych i promocyjnych.
11. Utrwalanie oraz wykorzystywanie materiałów fotograficznych i audiowizualnych związanych z przebiegiem Wydarzenia odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora polegającego na dokumentowaniu, relacjonowaniu oraz promowaniu Wydarzenia i działalności Organizatora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
12. Rozpowszechnianie wizerunku Wystawców stanowiących jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza lub relacja z Wydarzenia odbywa się zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
13. W celu realizacji umowy oraz promocji Wydarzenia Organizator jest uprawniony do wykorzystywania nazwy przedsiębiorstwa Wystawcy, logotypów, znaków towarowych, oznaczeń handlowych, adresów stron internetowych oraz nazw profili w mediach społecznościowych przekazanych przez Wystawcę.
14. Wystawca oświadcza, że przysługują mu prawa do materiałów, oznaczeń i treści przekazywanych Organizatorowi oraz że ich wykorzystanie przez Organizatora zgodnie z Regulaminem nie będzie naruszało praw osób trzecich. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne roszczenia osób trzecich związane z wykorzystaniem tych materiałów.

• 11. DANE OSOBOWE

 

1. Administratorem danych osobowych Wystawców oraz osób działających w ich imieniu jest Organizator.
2. Dane osobowe przetwarzane są przez Organizatora w związku z: przyjmowaniem zgłoszeń do udziału w Wydarzeniu, zawarciem i realizacją umowy dotyczącej udziału w Wydarzeniu, organizacją i obsługą Wydarzenia, prowadzeniem rozliczeń, realizacją działań promocyjnych i informacyjnych związanych z Wydarzeniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami.
3. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie: a) 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy, b) 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, c) 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora polegającego w szczególności na organizacji Wydarzenia, zapewnieniu bezpieczeństwa, promocji Wydarzenia oraz dochodzeniu roszczeń.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zgłoszenia udziału oraz uczestnictwa w Wydarzeniu.
5. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem przy realizacji Wydarzenia, w szczególności: operatorom płatności, podmiotom świadczącym usługi IT, podmiotom technicznym i logistycznym, właścicielom obiektów, podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i marketingowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z organizacją Wydarzenia, wykonaniem umowy, realizacją obowiązków prawnych oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
7. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Wystawca zobowiązuje się do przekazywania Organizatorowi wyłącznie danych osobowych, których przetwarzanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz do wykonania wobec osób, których dane przekazuje Organizatorowi, obowiązków informacyjnych wymaganych przepisami RODO.
10. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dostępne są w Polityce prywatności publikowanej na Stronie internetowej Organizatora.

 

• 12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w każdym czasie, w szczególności ze względu na zmiany w przepisach obowiązującego prawa lub techniczne i organizacyjne zmiany w sposobie realizacji Usług. O zmianach Organizator poinformuje Wystawców poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres podany w Formularzu zgłoszeniowym.
3. Zmiany Regulaminu nie wpływają na prawa i obowiązki wynikające z umów zawartych przed wejściem zmian w życie, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa albo jest korzystna dla Wystawcy.
4. Regulamin obowiązuje od dnia 01.06.2026